Im Keller des Stadtmuseums standen Schränke voller Fotografien, Briefe und handgeschriebener Verzeichnisse. Manche Blätter waren über hundert Jahre alt und mussten mit besonderer Vorsicht behandelt werden. Die Museumsmitarbeiterin Hannah erhielt den Auftrag, einen kleinen Teil der Sammlung digital zugänglich zu machen. Dafür genügte es nicht, jedes Dokument einfach zu fotografieren. Sie musste auch festhalten, woher es stammte, wann es entstanden war und welche Angaben noch ungeklärt blieben. Andernfalls würden zwar viele Bilddateien entstehen, aber kaum jemand könnte sie sinnvoll durchsuchen. Mit zwei Kollegen richtete Hannah einen Arbeitsplatz mit geeigneter Beleuchtung ein. Die Originale lagen auf schonenden Unterlagen und wurden nur so oft bewegt, wie unbedingt nötig. Nach jeder Aufnahme erhielt die Datei eine eindeutige Kennung. In einer Datenbank verknüpfte das Team diese Kennung mit einem kurzen Beschreibungstext, dem Aufbewahrungsort und Hinweisen zu möglichen Nutzungsrechten. Bei einem alten Gruppenfoto ließ sich beispielsweise der Aufnahmeort erkennen, doch mehrere Namen blieben unbekannt. Hannah trug keine Vermutungen als Tatsachen ein. Stattdessen markierte sie die betreffenden Angaben als offen und fügte eine Notiz über die vorhandenen Hinweise hinzu. Besonders wichtig war die Sicherung der Dateien. Das Team bewahrte Kopien an getrennten Orten auf und prüfte regelmäßig, ob sie sich noch öffnen ließen. Eine digitale Sammlung ist nicht automatisch dauerhaft geschützt, nur weil sie einmal gespeichert wurde. Programme verändern sich, Datenträger können ausfallen und unklare Dateinamen führen schnell zu Verwechslungen. Nach einigen Monaten konnten Besucher eine erste Auswahl über die Museumswebseite durchsuchen. Eine ältere Bewohnerin entdeckte dort ein Foto der früheren Straßenbahn und ergänzte eine Erinnerung aus ihrer Kindheit. Für Hannah zeigte dieser Moment, was gelungene Digitalisierung leisten kann: Sie bewahrt nicht nur Bilder, sondern schafft auch neue Verbindungen zwischen vorhandenen Dokumenten und den Menschen, deren Geschichte darin sichtbar wird. Für künftige Projekte schrieb Hannah einen kurzen Leitfaden, der die Benennung von Dateien und den Umgang mit ungeklärten Daten erläuterte. Neue Mitarbeiter konnten dadurch schneller einsteigen. Gleichzeitig blieb genügend Raum, die Regeln zu verbessern, sobald neue Erfahrungen oder Anforderungen hinzukamen.